أ‌-        نبذة مختصرة عن تشكيل شعبة التسجيل والوثائق:

الرسالة:

تتجسد رسالة شعبة التسجيل والوثائق في تحقيق الاهداف العامة للكلية ومتطلبات تطوير العملية التعليمية بما يتلائم مع تنفيذ القرارات الصادرة عن الجهات العُليا, الى جانب حرص الشعبة على التوجيه والاشراف بكل ما يتعلق بالقضايا الطلابية.

الرؤية:

تعمل الشعبة على ان تكون حلقة وصل بين الطالب والعمادة بهدف مساعدة الطلبة على مواصلة تعليمهم وايجاد الحلول لمشكلاتهم في كافة المجالات, وتعمل الشعبة على تقديم العديد من الخدمات والتسهيلات المُتعلقة بتسجيل الطالب واحتضانه من لحظة قدومه للكلية وحتى مغادرته لها متخرجاً.

الاهداف:

-1 مساعدة الطلبة ومعالجة حالاتهم الدراسية وفق الضوابط والتعليمات الوزارية.

-2 تبسيط اجراءات شؤون الطلبة واعتماد الوسائل التقنية الحديثة في اجراءات قبولهم وتسجيلهم في الكلية لتحقيق التميز في العمل وضمان جودة الاداء.

-3 متابعة شؤون الخريجين وتسهيل متطلبات نجاحهم في الحياة العملية واعداد قاعدة بيانات للخريجين وادامة التواصل معهم.

ب -مهام كادر شعبة التسجيل والوثائق:

أ.مهام إدارية:- ومنها

 .1    متابعة البريد (الكتب الوزارية , بريد رئيس الجامعة , بريد العميد , بريد معاون العميد للشؤون العلمية والطلبة (

.2      الأرشيف و الأرشيف الالكتروني للطلبة .

.3      الصادرة والواردة .

.4      متابعة الكتب الخاصة بصحة الصدور .

.5     اصدار اوامر التدريب الصيفي لطلبة المرحلة الثانية.

.6      اصدار اوامر اختيار ممثل المرحلة.

 .7     متابعة الشؤون الطلابية ( شكاوى الطلبة) .

      8. تبليغ ممثلي الطلبة بالغيابات الصادرة من الفروع المعنية (5%،7%،10 %( 

    9. اصدار اوامر الرسوب بالغياب واوامر الغاء الرسوب في حال موافقة مجلس الكلية على رفع نسبة الغياب الى 15.%

. 10 اصدار اوامر تخفيض الاجور للطلبة المقبولين على قناة التعليم الحكومي الخاص الصباحي والدولي.

.11  متابعة الاوامر الجامعية واصدار الاوامر الادارية الخاصة بتسلسلات الخريجين للدورين الاول والثاني .

.12  متابعة كتب التأييد الخاصة بالخريجين المقبولين بالدراسة في (المجلس العربي او المجلس العراقي للاختصاصات الطبية).

.13  متابعة كتب التأييد الخاصة بالخريجين المرسلة للجامعة لتزويدهم بكتاب تأييد باللغة الانكليزية معنون الى منظمات عالمية. 

.14  متابعة صحة صدور معادلة الشهادة للمقبولين من خارج العراق.

 15.متابعة صحة صدور الشهادة للطلبة المقبولين من خارج العراق.

 16.اعداد جداول الفصلين الاول والثاني.

 17.اعداد جداول التدريب السريري للمرحلة السادسة.

  18.اعداد جداول الطلبة المكملين للمرحلة السادسة.

  19.اعداد احصائية بالطلبة الراسبين والمحملين لجميع المراحل.

.20  اعداد احصائية بالطلبة (المؤجلين ،المعدل ترشيحهم ،الملغى قبولهم، تحسين معدل).

.21  اعداد احصائية بالطلبة المنقولين والمستضافين من والى الكلية.

  22.اعداد احصائية بالطلبة المرقنة قيودهم والملغى ترقين قيدهم.

.23  اعداد احصائية بالطلبة الراسبين بالـ (الغياب، الغش) .

.24  اعداد احصائية الرقم الجامعي والبريد الالكتروني )Gmail) لكل طالب.

.25  اعداد احصائية بأبناء الاساتذه والطالب الاعسر.

.26  اعداد احصائية (بقياس الصدريات ) لطلبة المرحلة الاولى الخاصة بحفل الرداء الابيض.

.27  اعداد احصائية بالطاقة الاستيعابية للقاعات الدراسية.

.28  اعداد السيرة الدراسية للطلبة والسقف الزمني للدراسة.

.29  اعداد برنامج الكتروني لاحتساب نسب الغيابات للطلبة (5%،7%،10%)

.30  ادخال جميع المعلومات الخاصة بالاحصاء الجامعي لطلبة الدراسات الاولية والخريجين.

.31  اعلان (الجداول ،اسماء الطلبة ،الطلبة الراسبين والمحملين ونتائج الطلبة والاعتراضات لجميع المراحل) على الموقع الالكتروني الخاص بالطلبة.

.32  توزيع اللوكرات للطلبة واستلام اللوكرات من الطلبة المتخرجين.

 .33 اصدار الاوامر الادارية بالطلبة الغائبين بالامتحانات النهائية للدورين الاول والثاني.

.34  تدقيق وثائق طلبة القبول المركزي.

.35 متابعة الموقع الالكتروني لهيئة التقاعد العامة.

.36  براءة الذمة للطلبة.

.37  ترميز الطلبة .Code number

.38  حفظ البريد الالكتروني للطلبة.

ب. القبول والتسجيل:-

 .1     قبول الطلبة لجميع القنوات (المركزي، الموهوبين، المسرعين، ذوي ضحايا العمليات الحربية والاخطاء العسكرية والعمليات الارهابية، ضحايا النظام البائد، ذوي شهداء الحشد الشعبي).

.2      قبول طلبة التعليم الحكومي الخاص الصباحي.

.3     قبول طلبة التعليم الحكومي الخاص الصباحي الدولي.

.4      قبول طلبة تعديل الترشيح.

.5     متابعة الاوامر الجامعية واصدار الاوامر الادارية بالطلبة المقبولين.

ج. الوثائق  :-

.1      اصدار الشهادات الجدارية.

.2      إصدار الوثائق باللغة العربية والانكليزية.

.3      اصدار المفردات الدراسية من دون كشف الدرجات.

د. قبول طلبة النقل والاستضافة:

.1      قبول طلبة النقل والاستضافة (المقبولين بموافقة اللجنة الخاصة بالنقل والاستضافة) ورقياً والكترونياً.

.2      متابعة كافة الأوامر المتعلقة بطلبة النقل والاستضافة (ملف الطالب ودرجاته).

   3.تحضير كل الاوليات الخاصة بطلبة المقاصة وارسالها الى المسؤول عن المقاصة العلمية وبعدها توقيع الطلبة على التعهد الخاص بها وارسال نسخة منها الى اللجنة الامتحانية  .

.4      اعداد احصائية باسماء طلبة المقاصة العلمية لكل سنة دراسية.

.5      اعداد تعهدات خاصة بالطلبة المنقولين (تعهد بالموافقة على النزول الى مرحلة ادنى في حال المطالبة باكثر من مادتين دراسيتن اساسيتين بعد اجراء المقاصة العلمية، تعهد بعدم المطالبة بالسكن بالاقسام الداخلية، تعهد بترقين القيد في حال الاخفاق بالاربع محاولات امتحانية بالمواد المطالب بها بعد اجراء المقاصة العلمية).

.6      متابعة الاوامر الجامعية الخاصة بالنقل والاستضافة واصدار الاوامر الادارية الخاصة بهم.

هـ. متابعة الخريجين:-

.1      متابعة تعيين الطلبة في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.

.2      متابعة تكريم الأوائل .

.3      متابعة كافة الأوامر المتعلقة بالطلبة الأوائل .

.4      متابعة صحة صدور الوثائق الخاصة بالخريجين.

.5      متابعة الخريجين المقبولين خارج العراق.

.6      تزويد الخريجين بتأييد بالمواد والمناهج الخاصة باالمقبولين خارج العراق.

.7      متابعة الخريجين المقبولين خارج العراق بالموقع الخاص بمنظمة ECFMG .

.8      اجراء استبيان للطلبة حول المناهج وتدريس الاساتذة .

و. قطع وصولات الطلبة :

.1      قطع وصولات كتب التأييد .

.2      قطع وصولات تأييدات التخرج.

 .3     قطع وصولات الاعتراض 

مهام موظفي شعبة التسجيل 2023 -2024